Przypadek Salesforce

Salesforce dostarczany jest wyłącznie w modelu SaaS. Oznacza to, że klienci nie muszą płacić za serwery i ich utrzymanie. Opłata subskrypcyjna zawiera w sobie utrzymanie systemu, a niektóre edycje również pełen dostęp mobilny, plug-in do Microsoft Outlook, narzędzia raportujące oraz możliwości dostosowania do niestandardowych potrzeb i integratory.

Podczas gdy wiele systemów IT dystrybuowanych jest w modelu subskrypcyjnym, klienci Salesforce często płacą zdecydowanie więcej niż pierwotnie deklarowana opłata subskrypcyjna z powodu ukrytych kosztów i innych ograniczeń, które mogą zwiększyć TCO. Cennik Salesforce’a zakłada dopłaty za użytkowanie systemu, które często są trudne do kalkulacji i zabudżetowania. W momencie, w którym firmy zaczynają odczuwać korzyści biznesowe płynące z CRM, koszty zaczynają rosnąć wykładniczo. Dodatkowe opłaty obejmują również wywołania API, które wiążą się z połączeniami z innymi źródłami danych. Opłaty związane z przestrzenią dyskową mogą urosnąć na skutek przechowywania w systemie dużych plików takich jak pliki PDF lub prezentacje. Dodatkowo pełen dostęp z urządzeń mobilnych w przypadku niektórych edycji może kosztować nawet $50 za każdego użytkownika miesięcznie. Budowa własnych aplikacji mobilnych na platformie Salesforce może z kolei wiązać się z dodatkowymi kosztami rzędu $300 za aplikację za miesiąc. Podstawowa opłata licencyjna nie zawiera w sobie również dostępu do Data.com. Dodatkowe opłaty naliczane w ramach korzystania z Salesforce mogą nawet podwoić całkowity koszt użytkowania systemu. Przyjrzyjmy się bliżej opłatom za wywołania API. Kiedy łączymy się z zewnętrznymi źródłami danych, takimi jak systemy księgowe lub media społecznościowe, Salesforce narzuca ograniczenia na liczbę przypadków, w których użytkownik może wysłać lub odebrać informacje z połączonych systemów. Za każdym razem, kiedy użytkownik sprawdza zapis w systemie księgowym lub pobiera informacje o potencjalnym kliencie z bazy typu Dun & Bradstreet, system wywołuje interfejs programistyczny aplikacji (API). Jeżeli użytkownicy systemu Salesforce przekroczą dozwoloną liczbę wywołań API, konieczne jest albo wykupienie dodatkowych licencji, albo ulepszenie licencji wszystkich użytkowników do wyższych edycji systemu.

Wywołania API

Dodawanie kolejnych licencji nieznacznie zwiększa liczbę dozwolonych wywołań API, co sprawia, że edycja Performance zdaje się najlepszą drogą w kontekście radzenia sobie z limitami dostępu do API. Tym samym, dla systemów zintegrowanych z dodatkowymi źródłami danych edycja Performane jest najbardziej efektywna kosztowo dzięki nielimitowanej liczbie wywołań API. Aktualizacja do Performance Edition wiąże się ze zwiększeniem kosztu rocznych subskrypcji o 140%. Kontrola kosztów CRM: Poradnik kupującego 7 Warto pamiętać, że przy aktualizacji do wyższej edycji dodatkowe opłaty nie są jednorazowe – są to coroczne koszty, które muszą być regularnie opłacane, jeżeli firma chce mieć dostęp do danych przechowywanych w systemie. Istotną kwestią jest znajomość tych opłat, długofalowych scenariuszy użytkowania z uwzględnieniem dostępu do danych i potrzeb w zakresie przestrzeni dyskowej. Dzięki temu możliwe jest podjęcie świadomej decyzji w odniesieniu do prawdziwych kosztów użytkowania. Istotnym czynnikiem w ukrytych kosztach jest fakt, że mogą one rosnąć w trakcie użytkowania produktów takich jak Salesforce. Powyższy wykres porównuje trzyletnie TCO dla SugarCRM i Salesforce włącznie z ukrytymi opłatami. Różnica kosztowa jest znacząca w przypadku opłat za same licencje, jednak przy uwzględnieniu ukrytych kosztów różnica w TCO jest jeszcze większa.

Opłata za dodatkowych użytkowników

Warto pamiętać, że przy aktualizacji do wyższej edycji dodatkowe opłaty nie są jednorazowe – są to coroczne koszty, które muszą być regularnie opłacane, jeżeli firma chce mieć dostęp do danych przechowywanych w systemie. Istotną kwestią jest znajomość tych opłat, długofalowych scenariuszy użytkowania z uwzględnieniem dostępu do danych i potrzeb w zakresie przestrzeni dyskowej. Dzięki temu możliwe jest podjęcie świadomej decyzji w odniesieniu do prawdziwych kosztów użytkowania. Istotnym czynnikiem w ukrytych kosztach jest fakt, że mogą one rosnąć w trakcie użytkowania produktów takich jak Salesforce. Powyższy wykres porównuje trzyletnie TCO dla SugarCRM i Salesforce włącznie z ukrytymi opłatami. Różnica kosztowa jest znacząca w przypadku opłat za same licencje, jednak przy uwzględnieniu ukrytych kosztów różnica w TCO jest jeszcze większa.

Model Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM w wersji on-premise wymaga oddzielnej licencji na każdy serwer, na którym działa oprogramowanie. W przypadku licencji na serwer dostępne są dwie edycje: • Microsoft Dynamics CRM Workgroup Server (maks. 5 imiennych licencji na użytkowników) • Microsoft Dynamics CRM Server (nielimitowana liczba licencji użytkowników). Jako że poniższe studium skupia się na sytuacjach, w których z systemu korzysta więcej niż 5 użytkowników, skupimy się jedynie na Microsoft Dynamics CRM Server. Serwery Microsoft Dynamics CRM są licencjonowane w ramach modelu Microsoft Server/ Client Access License (CAL), co oznacza, że wymagają oddzielnych licencji na każdy serwer, na którym zainstalowane jest oprogramowanie oraz dodatkowo odrębnych licencji na każdego użytkownika, który ma mieć dostęp do systemu CRM. Jest kilka dostępnych opcji w zakresie licencji dostępowych dla użytkowników. Najbardziej rozpowszechniona wersja Client Access License (CAL) to wersja „pełna“.

„Pełen“ CAL pozwala licencjonowanemu użytkownikowi na pełen dostęp (zarówno w przypadku odczytu, jak i zapisu danych) do wszystkich obszarów funkcjonalnych Microsoft Dynamics CRM z każdego urządzenia. Dodatkowo, Microsoft posiada również cennik dla zewnętrznych konektorów (External Connectors), które pozwalają firmom na rozszerzenie Microsoft Dynamics CRM o użytkowników zewnętrznych takich jak klienci, partnerzy czy dostawcy. Cennik i model licencyjny Microsoft Dynamics jest złożony i może się zmieniać w zależności od już posiadanej umowy Microsoft Enterprise Agreement, którą firma mogła wcześniej zawrzeć z Microsoft. Dla firm, które nie mają podpisanej Microsoft EA, dostawca oferuje plan nazwany Business Ready Licensing. Na potrzeby porównania skorzystamy z planu Business Ready Licensing z „pełną“ opcją CAL.

Microsoft Dynamics CRM Online

Microsoft Dynamics CRM Online to usługa typu SaaS (Software-as-a-Service) dystrybuowana w modelu subskrypcyjnym (płatność per użytkownik) w 40 krajach. System Microsoft Dynamics CRM Online jest sprzedawany na bazie rocznych zobowiązań i jest dostępny w dwóch edycjach: • Microsoft Dynamics Online Professional Edition • Microsoft Dynamics Online Enterprise Edition Obie edycje zawierają w sobie podstawowe narzędzia do automatyzacji sprzedaży i umożliwiają dostęp z urządzeń mobilnych. Niemniej, Microsoft Dynamics w wersji Online Enterprise zawiera również w ramach podstawowej subskrypcji funkcjonalność marketing automation oraz wsparcia klienta i zarządzania zgłoszeniami. Na potrzeby bardziej dokładnego porównania w analizie TCO porównywalnych edycji na stronie 13 skorzystaliśmy z Microsoft Dynamics Enterprise Edition zamiast z wersji Professional, w której te obszary funkcjonalne są niedostępne w standardzie.

SugarCRM

Sugar jest oferowany w modelu subskrypcyjnym podobnym do Salesforce, jednak z kilkoma istotnymi różnicami. Model SugarCRM PurePrice™ oznacza, że opłata subskrypcyjna zawiera w sobie utrzymanie systemu, dostęp mobilny, plug-in do Microsoft Outlook, silnik raportujący, możliwość dostosowania systemu oraz integracje. SugarCRM ma na celu ograniczenie „ukrytych opłat“ które nie są wliczane przez niektórych dostawców do bazowych kosztów licencji. Sugar może być zainstalowany zarówno w infrastrukturze klienta (on-premise) jak i w chmurze producenta (SaaS). Dodatkowo, Sugar może być wdrożony na wielu publicznych chmurach takich jak Amazon EC2, Windows Azure, Rackspace lub IBM GTS. Partnerzy SugarCRM instalują również system w prywatnych chmurach klientów. W odróżnieniu od innych dostawców systemów CRM oferujących wybór w kwestii sposobu instalacji systemu, Sugar kosztuje tyle samo niezależnie od tego gdzie system jest zainstalowany. Sugar dostępny jest w trzech opcjach: Professional, Enterprise i Ultimate. Cennik edycji Sugara jest niezależny od sposobu instalacji systemu. Więcej informacji w kwestii różnic pomiędzy edycjami można znaleźć na stronie http://www.sugarcrm.com/pricing.

Wnioski

Wybór odpowiedniego systemu CRM dla Twojej firmy składa się z wielu czynników. Całkowity koszt posiadania systemu (TCO) jest jednym z nich. Niemniej, istotność niskiego TCO zwiększa się kiedy weźmiemy pod uwagę cykl życia projektów CRM. Wybór najtańszego rozwiązania może wydawać się teraz dobrym wyborem, ale jeśli system nie jest skalowalny w sensie biznesowym (nie rośnie razem z firmą), projekt może być bardziej kosztowny w długim okresie. Wszystkie analizowane produkty mają swoją określoną cenę. Należy się jednak upewnić, czy istnieją dodatkowe opłaty za integracje systemu CRM z innymi narzędziami lub za dostęp mobilny i jak się one kształtują. Ta krótka analiza zapewnia podstawowe rozeznanie w kosztach zakupu i utrzymania systemów CRM. Istnieje wiele modeli cenowych i opcji instalacji systemu, zatem istotne jest zrozumienie który model najbardziej odpowiada naszym potrzebom biznesowym. Zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję odnośnie systemu CRM, istotną kwestią jest określenie zysku jaki ma przynieść system, uwzględniając również koszt jego użytkowania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *